Her kan du læse om, hvordan CEJ behandler persondata.
Vi behandler personoplysninger på vegne af vores kunder (ejeren af ejendommen, andelsbolig-, ejer- og grundejerforeninger). Vores kunde er dataansvarlig, og CEJ er databehandler. CEJ har indgået databehandleraftaler med alle vores kunder. Aftalen sikrer kunden (dataansvarlig), at CEJ (databehandleren) er forpligtet til at overholde reglerne om behandling af personoplysninger.
Hvorfor CEJ behandler persondata
Vi behandler en række persondata for at kunne administrere og drive ejendommen og din bolig jf. administrationsaftalen. Vi gør det også for at kunne overholde lovgivningen og kontrakten med dig. Vi opbevarer dine kontaktinformationer, så vi kan kommunikere med dig, og vi modtager og opbevarer oplysninger om dit varmeforbrug, så vi kan udarbejde varmeregnskab for hele ejendommen. Vi beder dig fx om dit CPR-nummer, hvis vi har behov for at tjekke dig i Experian (RKI), eller hvis vi skal afregne depositum til din NemKonto.
I forhold til ansatte (viceværter på ejendomme) behandler vi tilsvarende oplysninger for at kunne håndtere ansættelsesforholdet, opfylde lovkrav, udbetale løn, godtgørelser, søge refusion mv.
Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige og relevante. Vi begrænser mængden af personoplysninger, hvorfor vi sletter de oplysninger, vi ikke længere har brug for.
Hvis vi får behov for at anvende personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, så vil du blive oplyst herom og evt. blive bedt om at give samtykke til det ændrede behandlingsformål.
Indsamling af oplysninger
Vi får som regel oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kommer de fra anden side – fx tidligere administrator, ejendomsmæglere, der oplyser om salg/køb af en lejlighed, offentlige myndigheder, forbrugsregnskabsfirmaer eller via andre beboere fx i forbindelse med en klage.
I forbindelse med indgåelse af din lejekontrakt informerer vi dig om CEJ’s behandling af dine persondata og for så vidt angår andelshavere og ejere, gør vi opmærksom på CEJ’s behandling af personadata i vores velkomstbreve. Hvis vi skal bruge dit CPR-nummer, forudsætter det, at du giver samtykke.
Kategorier af registrerede
Nedenfor er oplistet de personer, som vi kan have personoplysninger om.
Kategorier af personoplysninger
Her ser du eksempler på de personoplysninger, som vi behandler. Vi har sjældent alle oplysninger, men typisk har vi altid følgende oplysninger:
Nogle gange har vi også følgende oplysninger, hvis du har oplyst dem til os:
I sjældne tilfælde har vi:
Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.
Ved fx tvister, erstatningskrav, klagesager, inddrivelse og udsættelsesforretninger for lejere og ejere samt ved personaleadministration af ansatte på ejendomme, kan CEJ undtagelsesvist behandle følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, hvis behandlingen er nødvendigt for at sikre CEJ og/eller kundens rettigheder i sagen. Vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.
Ofte vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et lovligt sagligt grundlag, som ikke kræver dit udtrykkelige samtykke. Det skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at den dataansvarlige og CEJ kan opfylde vores aftale med dig, håndtere dine forespørgsler og forfølge en legitiminteresse jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og f. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle en personoplysning til et specifikt formål. Det kunne fx være i forbindelse med nogle særlige indretninger i din bolig, hvis du har et handicap der kræver dette. Det er frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan altid trække det tilbage.
Videregivelse af personoplysninger
Vi er nødt til at videregive visse personoplysninger om dig for at kunne udleje til dig og for at varetage administrationen af ejendommen med henblik på at overholde dansk lovgivning. Det drejer sig fx om videregivelse af oplysninger til ejendommens revisor og advokater, din ejendomsmægler i forbindelse med salg af din lejlighed samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole. Vi har også pligt til at indberette personoplysninger til eksempelvis Skat og kommuner i forbindelse med løn og boligstøtte.
I forbindelse med udarbejdelse af forbrugsregnskaber samt løbende oplysninger om dit forbrug, er det nødvendigt at sende oplysninger om dit navn, mailadresse og aconto-indbetalinger til /forbrugsregnskabsfirmaet.
Hvis du har brug for en håndværker til at reparere noget i din lejlighed, så giver vi håndværkeren dine kontaktinformationer, så I selv kan aftale et tidspunkt, der passer. Det samme er gældende i byggesager på ejendommen, hvor håndværkerne har brug for at kunne koordinere med dig og dine naboer om, hvornår de kan komme ind i de enkelte lejligheder.
Mastercard (tidligere Nets) modtager oplysninger om dit navn, adresse og størrelsen på den opkrævning af husleje, fællesudgifter eller boligafgift, som Mastercard udsender.
I nogle huslejenævnssager skal der fremvises sammenligningslejemål, hvilket betyder, at lejekontrakter i sammenlignelige lejemål skal fremlægges og huslejenævnet skal nogle gange også besigtige lejemålene. Vi kan derfor udlevere din lejekontrakt i anonymiseret form til en ekstern advokat til brug for sammenligningslejemål i en huslejenævnssag, som du ikke selv er part i. Advokaten kan have brug for at komme i kontakt med dig, hvorfor vi udleverer din mailadresse og telefonnummer, hvis vi har det.
Bliver ejendommen solgt, eller ønsker ejendommens ejer (den dataansvarlige), at CEJ ikke længere skal administrere ejendommen, så er CEJ forpligtet til at videregive alle ejendommens oplysninger, herunder personoplysninger til ny administrator, som så fremover vil være databehandler. Bor du i en udlejningsejendom, der er omfattet af reglerne om tilbudspligt, hvorefter lejerne ved et salg har ejendommen, har mulighed for at købe denne og stifte en andelsboligforening, er vi også forpligtet til at udlevere kopi af alle lejekontrakter mv. jf. lejelovens regler herom.
Vi anonymiserer altid personoplysninger, hvor det er muligt.
CEJ Ejendomsadministration A/S og CEJ Aarhus A/S videregiver eller modtager ikke personoplysninger til eller fra tredjelande eller internationale organisationer. Skulle der opstå et legitimt behov, vil du forinden blive orienteret herom.
Bruger vi andre virksomheder til behandling af personoplysninger, indgår vi også databehandleraftaler, som nærmere regulerer virksomhedens behandling af personoplysninger på vores vegne.
Videregivelse af data til EjendomDanmark
Dette afsnit gælder kun lejere i ejendomme, hvor udlejer (pt. Danica Ejendomme P/S, Pears koncernen samt Danmarks Lærerforening) har valgt at indberette data til brancheorganisationen EjendomDanmark til brug for udarbejdelse af markedsstatistik. Er du lejer i en af disse ejendomme, har du fået en besked om, at data videregives.
Oplysningerne, der videregives til EjendomDanmark, er ejendomsrelaterede oplysninger, såsom lejernummer, lejemålets adresse, størrelse, husleje, indflytningsdato mv.
Der videregives ikke oplysninger om lejers navn, CPR-nummer, e-mail eller telefonnummer.
Oplysningerne er almindelige, ikke-følsomme personoplysninger og behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Du kan læse mere om behandling af personoplysninger i forbindelse med EjendomDanmarks markedsstatistik, som findes her.
Underdatabehandler
CEJ har indgået aftaler med en række underdatabehandlere – fx har vi en databehandleraftale med Unik System Design, som står for vores administrationssystem – det er her, alle personoplysninger er indtastet. Vores underdatabehandlere skal også overholde vores sikkerhedskrav, og de må ikke bruge personoplysninger, som de modtager fra os til andre formål end det, hvortil de oprindeligt har modtaget personoplysningerne.
Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, uautoriseret offentliggjort og mod at uvedkommende får adgang til dem.
Vi har blandt andet firewalls, krypteringer, adgangskoder, forbud mod USB-nøgler mv. Vi har ogsået program, ”Data Discovery”, så vi kan identificere bestemte typer af oplysninger i større mængder af data og på den måde fastslå, om de befinder sig på steder, hvor de ikke burde befinde sig.
Personoplysninger transmitteres krypteret. IT-sikkerhed i CEJ Ejendomsadministration A/S og CEJ Aarhus A/S er dokumenteret i en 3402-type 2-erklæring.
Uddannelse af CEJ’s medarbejdere
Vores medarbejdere får løbende undervisning i, hvordan de skal varetage personoplysninger på forsvarlig vis. Desuden har vi et omfattende ”Maskinrum” med processer og vejledninger, der beskriver, hvordan personoplysninger håndteres, arkiveres, slettes osv.
Vores juridiske afdeling holder løbende øje med ændringer i lovgivningen, så vi til enhver tid kan rette ind efter ny lovgivning.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vores medarbejdere er uddannet i, hvordan de skal opbevare dine personoplysninger og vi har en arkivplan, hvor det fremgår, hvor oplysningerne arkiveres. Vores arkivering sker ud fra en vurdering af, hvordan vi bedst muligt beskytter dine personoplysninger. Har vi fx dit fulde CPR-nummer, kan langt de fleste medarbejdere ikke se de sidste fire cifre – kun ganske få har adgang til det.
Vi har ligeledes en slettevejledning, så alle kan se, hvornår data, herunder personoplysninger slettes. De fleste sletninger iværksættes fra centralt hold og er automatiserede.
For at kunne overholde dansk rets almindelige regler, herunder bogføringsloven, lejeloven, hvidvaskloven mv. og for at kunne varetage vores kontraktmæssige forpligtelser, opbevarer vi personoplysninger i fem år efter beboerens fraflytning. Herefter anonymiserer vi beboeren, hvilket betyder, at vi sletter langt de fleste oplysninger om dig. Følgende dokumenter slettes dog ikke af hensyn til overholdelse af lejeloven:
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder i relation til dine persondata:
Hvis du ønsker indsigt i, hvilke personoplysninger vi har liggende, så kan du skrive til vores hovedmail cej@cej.dk.
Du har også mulighed for at klage over CEJ’s behandlingen af personoplysninger. Klage indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.
